زمانی که در اینترنت به جستجو و مطالعه مطالب میپردازید و به اصطلاح وب گردی می کنید با سایت ها - وبلاگ ها یا مطالبی مواجه میشود که برایتان جالب و مفید هستند و مایل هستید که آدرس آن مطلب را نگه داری کنید تا بعدا بتوانید دوباره به آنها مراجعه کنید. مرورگر هایی که از آن استفاده میکنیم مانند فایرفاکس یا Internet Explorer این قابلیت را دارند تا آدرس های مورد علاقه خود را در بخشی به نام Bookmarks یا Favorites نگه داری کنیم و به طبقه بندی آنها بپردازیم.
Gadget به وسایل کوچک مکانیکی و یا الکترونیکی گفته میشود که اغلب اندازه ای کوچک دارند و دارای کاربرد زیاد و خاص در زندگی هستند.
| کارها را با موفقیت انجام دهید: هنر ایجاد لیست های to-do |
| Written by Abbas Vahedi | |||
| Monday, 12 October 2009 00:00 | |||
|
شاید استفاده علمی از روش های مدیریت کارهای روزانه چندان در کشور ما جدی نباشد، اما به جرات می توان گفت که این کار یکی از بلندترین قدم های موفقیت فردی و اجتماعی هرکدام از ما خواهد بود. همه با لیست های کاری آشنا هستیم. به نظر زیاد مهم نمی آیند. همان تکه کاغذی که کارهای روزانه مان را روی آن می نویسیم تا آنها را انجام دهیم یا یک لیست خرید ساده. بعضی ها کارهایشان را در کامپیوتر یا موبایل می نویسند یا حتی از نرم افزارهای مخصوص این لیست ها استفاده می کنند. به هر حال اگر از مشتریان دائمی استفاده از تو-دو (to-do) لیست ها باشید, می دانید که تیک زدن یک کار انجام شده و حذف آن از لیست چه لذتی دارد. انجام شد! تمام شد! اتمام ماموریت! یک لیست «کار» (to-do) می تواند راهنمای قدرتمندی برای به نتیجه رساندن کارهای تان باشد، و یا اینکه تبدیل به یک بمب ساعتی گنده از «کارهای انجام نشده» بشود که هر لحظه ممکن است با انفجار خود تشت بی کفایتی شما را به زیر افکند. درباره لیست «کارهایتان»، همانند دستورات رئیس درونی تان به دستیار درونی تان نگاه کنید که در هر شرایطی باید انجام شوند. همانند یک برنامه کامپیوتری، اگر دستورالعمل ها واضح، اختصاصی و ساده باشند، شما برنده می شوید. در غیر این صورت، تنها چیزی که نصیب تان می گردد، ترس و تعویق کارها و بیزاری از خود است. پس بهتر است به این نکات در ادامه مطلب در خصوص شیوه نوشتن لیست «کارها» توجه داشته باشید، تا به راحتی همه کارها را به سرانجام برسانید و این ستون غول آسا را در هم شکنید.
شما رئیس خودتان هستیددر تمام مدت روز کاری، شما در یکی از این دو حال هستید: حالت فکر کردن (در نقش رئیس) و حالت فعالیت (در نقش دستیار اجرا کننده کار) . هنگامی که یک پروژه یا کار جدید برای تان پیش می آید، فعالیت ها برای شکل دادن به نحوه انجام کار و مرتب سازی مغز برای آن شروع می شوند. در این مرحله شما در نقش متفکر/رئیس هستید که باید کارها را تقسیم بندی و دستورات را صادر نماید. لیست «کارهای» شما مجموعه ای از این دستورات است، که دستیار درونی تان به سراغ تک تک آنها رفته و انجام شان می دهد. خب، هنگامی که کلاه ریاست را به سر می گذارید، وقت نوشتن دستورالعمل ها است. این دستورات باید به گونه ای نوشته شوند که دستیار درونی تان به هیچ وجه به آنها فکر نکند و فقط انجام شان دهد. مایکل بافینگتون می گوید: taskهایت را به گونه ای بنویس که همانند یک روبات قادر به انجام شان باشی.
چگونه کارها را مرتب کنیدچگونه لیست «کارهایتان» تان را قابل استفاده می سازید؟ قبل از اضافه کردن هر کاری به لیست، ابتدا درباره تمامی جوانب آن خوب بیاندیشید. برای انجام بهتر این کار می توانید از این دستورات راهنما استفاده کنید. آن را در هم بشکنید: بهترین راه برای پرهیز از تبدیل یک task به مرداب، این است که از آن یک موج هیولا گونه بسازید. سیستم بهره وری Getting Things Done پروژه ها را کاملا متفاوت و جدا از taskها تعریف می کند: هر پروژه شامل چندین زیرشاخه کاری مجزا است. این یک تفاوت بسیار مهم است که باید به آن توجه شود. لیست «کارهای» شما، لیست پروژه های تان نیست. هرگز یک task را که نیازمند انجام چند کار جداگانه است به لیست تان اضافه نکنید (مانند: تمیز کردن دفتر کار). اینگونه کارها را به اجزاء کوچکتر تقسیم کنید، مقابله با یک task مثل «پاکسازی کمد»، «پاره کردن کاغذ های قدیمی» و یا «بسته بندی کتاب های بدرد نخور برای کتابخانه محل» بسیار راحت تر است. زیرا وقتی رئیس می گوید دفتر کار را مرتب کن، دستیار بیچاره چنان سردرگم می شود که به هیچ جا نخواهد رسید! برای تحرک پروژه از روش کار بعدی استفاده کنید: اگر taskتان شامل چندین کار مجزا باشد، پس شما با یک پروژه طرفید. تنها کار بعدی را به لیست «برای انجام» تان اضافه کنید. هنگامی که کار انجام شد، دوباره به لیست پروژه تان مراجع کنید و task بعدی را به لیست «برای انجام» تان اضافه کنید. در هر لحظه لیست «کارهایتان» فقط باید شامل یک کار منطقی از taskهای پروژه تان باشد. روش درست این است: تنها یک کار یک مرحله ای در هر مرحله انجام گردد. از افعال خاص و فعال استفاده کنید: هنگامی که می خواهید کاری را بر عهده خودتان بگذارید، آن را به شکل یک دستور در آورید. گزینه ای مانند «تماس با بانک» به شما نمی گوید که چه کاری باید انجام دهید. کارهای اختصاصی خودتان را در لیست «کارها» ثبت کنید. مانند «به بانک زنگ بزن و تاریخ باز پرداخت وام را کنترل کن». توجه داشته باشید که از عبارت تماس بگیر استفاده نکردیم، زیرا این عبارت می تواند به معنای تلفن زدن، ارسال ایمیل یا فرستادن پیام کوتاه باشد. اگر شما راه را بر روی هرگونه تفکر و نتیجه گیری در خصوص taskها ببندید و آنها را تنها به کارهایی برای انجام تبدیل کنید، فعل هایتان تا حد ممکن خاص خواهند شد. به معنای واقعی کلمه خودتان را یک دستیار در روز اول کار جدید تصور کنید. لیست تان کوتاه باشد: همانگونه که هیچ کس دوست ندارد که با یک صندوق پست الکترونیک با ۲۳۸۶ نامه طرف باشد، هیچ کس دوست ندارد که یک لیست «کارهای» بی سرو ته را در دست بگیرد. این لیست همانند یک تونل که هیچ نوری در انتهایش قابل مشاهده نیست، مایوس کننده و درهم شکننده است. مثلا لیست تان را فقط به ۲۰ مورد محدود کنید. خیلی کوچک به نظر می رسد؟ توجه داشته باشید که لیست «برای انجام» تان انبار جزئیات پروژه های تان یا محلی برای یادداشت آرزوها و کارهایی که می خواهید یک زمانی انجام دهید، نیست. بلکه لیستی از taskهایی است که باید در آینده نزدیک (مثلا ۲ هفته آینده) به انجام برسند. لطفا پروژه ها و کارهای روزی روزگاری تان را در محل دیگری یادداشت کنید. لیست شما باید فقط شامل تعهداتی باشد که نیاز به تصمیم گیری ندارند و انجام شان بسیار ضروری است. تحرک داشته باشید: لیست «کارهایتان» باید هر روز تغییر کند. هر روز چند task آن تیک «انجام شد» می خورند و چند task جدید هم به آن اضافه می شود. به خاطر داشته باشید لیست شما یک نوشته کاری هر روزه است، نه یک برگه نمایشی، برای اینکه بگویید: ببین من چقدر با برنامه ام! اولویت: هنگامی که لیست «برای انجام» شما مثلا شامل ۲۰ مورد است، در واقعیت شما هر روز فقط موفق به انجام ۲ تا ۳ مورد می شوید (البته اگر لیست تان شامل این موارد باشد قضیه فرق می کند: بیدار شدن، دوش گرفتن، قهوه درست کردن، به سر کار رفتن و ...). پس دقت کنید این کارها، مهم ترین موارد لیست شما باشند. جدا از اینکه چه ابزار و نرم افزاری برای پیگیری کارهایتان استفاده می کنید، لیست را به گونه ای مرتب کنید که مهمترین کارها در یک نگاه به چشم بیایند. پاکسازی: همانگونه که باید بتوانید به راحتی کارهای با درجه اهمیت بالا را در لیست «برای انجام» تان بیابید، به همان راحتی باید کارهایی را که قدیمی تراند پیدا کنید. کارهایی که مدت زیادی در لیست باقی بمانند، ممکن است برای همیشه گرفتار انسداد ذهنی شما شوند، برای جلوگیری از این کار باید آنها را دوباره نویسی کنید و یا حتی به کارهای کوچک تر خرد کنید. شاید هم بعد از مدتی نیاز به انجام شان نباشد. ممکن است حذف یک گزینه از لیست «برای انجام» تان حتی از انجام آن هم بهتر باشد، زیرا شما نیروی تان را برای کار مهم تری ذخیره می کنید. کارهای انجام شده را ثبت کنید: مانند هر دستیار خوبی، شما هم می خواهید به رئیس تان نشان دهید که دقیقا چه میزان کار را انجام داده اید. کارهای انجام شده تان را هم یک گوشه ای کنار هم بچینید، تا بعضی وقت ها با مراجعه به آنها برای بهره وری بالای تان جشن بگیرید! همچنین لیست کارهای انجام شده بهترین شاخص برای تعیین میزان کارکرد لیست «کارهایتان» است: آیا بیش از ۲ روز را بدون انجام کاری گذرانده اید؟ وقت آن رسیده که لیست کارها را بازسازی کنید و دوباره شروع به تمرین کنید.
کار نیکو کردن از پر کردن استممکن است اینگونه به نظر بیاید که این همه نوشتن و مراحل مختلف برای انجام یک کار ساده، وقت تلف کردن است. اما ۹۰ درصد انجام هر کاری برنامه ریزی برای انجام آن است و این مورد حتی درباره taskهای بی اهمیت هم صادق است. مانند هر عادت خوبی، کار نیکو کردن از پر کردن است. هر چه بیشتر هنر ایجاد لیست های «کاری» کاربردی تر را تمرین کنید، این کار برای تان آسان تر و سریعتر خواهد شد و در زمان معین تعداد بیشتری از کارهای تان را می توانید به سرانجام برسانید. در پایان هم بد نیست که نظرات تکمیلی خودتان را به نارنجی بگویید ما از شنیدن آنها خوشحال می شویم. چگونه یک لیست «برای انجام» دقیق بسازیم
Email this
لینک ثابت
نظرات (37)
 
این مطلب کوتاه به اندازه چند تا کتاب مفید و عالیه
واقعا ممنون
واقعاً تو این زمونه که درگیریهای فکری زیاده واقعاً روش جادویی هستش
من هم همیشه از تودو لیست برای انجام کارها استفاده میکنم. البته معمولا آخرین آیتمش اینه: O-انجام تودو لیست
خیلی خوب ...!!
باید برم یه دست کت وشلوار با مخلفات ویه میز مخصوص بگیرم بذارم کنار میز خودم .... برای آقای رئیس..!!! بدون اینا نمیشه کامل حس گرفت... بدشم یه پست مخصوص روشهای روز پاچه خواری روئسا روبرامون بذار .. تابهتر با خودمون کنار بیایم ..!!! اینجوری آدم دو شخصیتی میشه که ...!!! یه بار با خودمون مهربونیم یه بار مزنیم زیر گوش خودمون ...!! من یکی که فقط دقیقه 99/99 به فکر انجام کارام میفتم کاملا انفجاری همشون رو انجام میدم (نصفه ونیمه)(متاسفانه بیشتر کسایی که میشناسم هم همینطورن )..... ما از بچگی یاد گرفتیم یه طرح فوری رو اول تصویبش کنیم بعد سرش چونه بزنیم وحسابی داغش کنیم بعدش بندازیمش پشت گوش ... بعد از مدتها یهو دیر که شد فوری اجراییش کنیم ... آخر کارم که شکست خورد و گندش در اومد تازه بشینیم به روشهای درست انجامش فکر کنیم وبرای 10 سال آینده براش برنامه ریزی کنیم (که اونم هیچوقت اجرایی نمیشه ).... به امید روزی که تمام طرحای نیمه کاره دنیا (مخصوصا مال خودمون )با یه برنامه درست و حساب شده عملی بشن ...!!!! راستی پستتون خیلی جالب بود از این گجتای فکری (ومجانی) بیشتر بذار...
هاااااااااااااا...
اي تووو دووو که گفتي يعني چههههههههههه؟؟؟ اما من يکي خداييش به اين محتاجم شديد! اما هر بار ليست ميکنم، از 10 تا کار 6 تاش که انجام شد باقيشو ميندازم دور :D حالا سعي ميکنم کار نيکومو پر بکنم تا خوب ياد بگيرم ;)
عالیه....
به امید روزیه که ما استفاده کنیم نه اینکه فقط بگیم عالیه....
مطلب خوبی بود این یک برنامه ی خوب برای تودو لیست که هم رایگانه هم اوپن سورسه و تمام موارد بالا را هم داره :
http://www.codeproject.com/KB/applications/todolist2.aspx
اولا، وحیدی که همیشه نظر میزاره منم نه کامنت شماره 11 !!
ثانیا، بسیار عالی(ولی اگه انجامش بدیم!) و البته ممنون ثالثا، sjj اون "گجت فکری" رو خوب اومدی! رابعا!، ..............
اوکیت
عالیناک بود مطلبتون من هم با این لیستها بزرگ شدم و عامل موفقیتم رو انجام به موقع وظایف to do میدونم
بسیار ممنون از نظر خوبتون،
البته من فکر می کنم، حداقل برای من، وقتی کاری رو تو ذهنم تصمیم بگریم (حداقل به صورت کلی) و بعد از انجام اونو تو کارهای انجام شده بنویسم خیلی بهتر جواب میده. چون غالبا در اوایل کار روبرو شدن با یک لیست کارهای انجام نشده در انتهای روز انسان رو ناامید می کنه و کم کم حتی از این کارهم دست می کشیم ولی لیست کارهای انجام شده پره از امید، و تشویق خودمون و دید مثبت به آدم میده، ولی لیست بدون تیک فقط آدم رو نا امید می کنه. به هر حال خیلی ممنون.
به دوستانی که هنوز کتاب قورباغه را قورت بده برایان تریسی رو نخوندند التماس میکنم این کتاب را بخونید باورکنید یک جرقه خوب توزندگیتون میخوره !!!!
اگر نخریدید کتاب موبایلشو من توسایتم گذاشتم دانلود کنید: http://www.e4soo.com/download/?cat=125
سلام. بالاخره گجت مجت رو گذاشتید کنار. عالیه چیه دارید برای تنکولوژی غرب و بازار سرمایه اونا تبلیغ می کنید. از همین چزا بنویسید. شاد باشید و شاد
سلام
دمتون گرم مخصوصا" تیک سبزش خیلی قشنگه کلی به من انرژی داد سبز یعنی استقامت تا بهار
با سیستم to do سیستم های جاسوسی و فضول خیلی راحت از کارهای آدم سر در میارن پس مواظب چگونه نوشتنمون باشیم
به قول دوستمون بدون عمل تاثیری نداره(عالم بی عمل به چه مان به درخت بی ثمر) قربون هر چی آدم با مرامه موفق باشید.انشناءالله
خیلی مفید بود!
راستی این گجت سایدبار ویستا هم چیز خوبیه! http://www.kinesys.co.nz/download.asp?filenm=deskessentials_2.1.gadget
نکات خیلی خوبی یاد گرفتم :)
به نظر من کارها باید به سه اولویت تقسیم شوند. اولویت 1 کاریست که باید هر چه زودتر انجام شود (تا 48 ساعت). اولویت 2 (3 الی 4 روزه) و اولویت 3 (4 الی 7 روزه). بهترین جا برای نوشتن لیست کارها در گوشی موبایل با این قابلیت یا در یک دفترچه یادداشت که در ابتدای هر کار یک مربع یا دایره کوچک رسم شود که هنگامیکه هر کدام از کارها انجام شدند یک تیک خوشگل بخورند!(اینجوری آدم بیشتر انگیزه پیدا می کنه). با آرزوی موفقیت برای همه
با سلام و آرزوی سلامتی برای شما
ما در ایندکس ایران تمایل داریم با توجه به مطالب خوب و بکر شما و ترجمه های عالی در ارتباط با آی تی و کامپیوتر لیست و تیتر مطالب نارنجی را در اختیار کاربران بخش خبری دانش و فناوری قرار دهیم در صورت امکان و موافقت فید آر اس اس ( بجز فید برنر ) را برای این منظور ایمیل نمایید با تشکر
خیلی با این روش کار میکنم . و از این مطلب شما بسیار خوشم اومد .
من براي To-do List از برنامه Microsoft Outlook استفاده مي كنم .
4 Categoery نيز تعريف كردم : 1- كارهاي مهم و ضروري 2- كارهاي مهم و غيرضروري 3- كارهاي غير مهم و ضروري 4- كارهاي غير مهم و غير ضروري از منظر مديريت زمان هر چه كارها را در گروه 2 باشند ، استرس ما براي انجام كمتر مي شود . مشكل اينجاست كه وقتي كارهاي گروه 2 را انجام ندهي به گروه 1 منتقل مي شوند كه مي تواند استرس زا باشد. همچنين كارهاي شخصي ، شركت و ايده ها را نيز گروه بندي كرده ام . در قسمت Task ، نحوه نمايش را بر حسب Categoery قرار دادم و با يك نگاه مي توانم ليست كارهايم را مشاهده كنم. اميدوارم اين تجربه برايتان مفيد واقع شود.
دست شما درد نکنه. دیدم شاید بد نباشه لینک کتاب معرفی شده و کتاب صوتی اون را اینجا اضافه کنم:
http://rapidshare.com/files/177263229/0670899240_-_Getting_Things_Done.pdf http://rapidshare.com/files/165200444 /audio_book_-_David_Allen_-_Getting_Things_Done__The_Art_of_Stress-Free_Productivity__complete_.mp3
نظر بدهید
|
Subscribe to this comment's feed
